Классификация запросов для уведомления об отказе

Основные категории классификаций:

Формальные требования не соблюдены:

Неправильно указаны обязательные реквизиты документа.

Ошибочно заполнены поля (например, неверный ИНН, паспортные данные).

Несоответствие формата файла установленным требованиям.

Документы неполные или отсутствуют необходимые элементы:

Недостающие подписи или печати.

Нехватка подтверждающих справок или разрешений.

Отсутствие необходимых приложений или пояснений.

Несоблюдение требований закона или регламента:

Обращение выходит за рамки полномочий ведомства.

Заявитель подал заявку не в тот отдел или организацию.

Нарушение сроков подачи заявлений или подача повторных заявлений без оснований.

Ошибка заявителя или технических средств:

Некорректная передача данных через систему электронного документооборота.

Система приняла документ с ошибочной кодировкой или структурой.

Информация отправлена в неверный адрес электронной почты или службу.

Недостоверные или недостоверно представленные данные:

Предоставлены ложные сведения или искажённые факты.

Документы содержат несоответствия фактической действительности.

Механизм фильтрации и уведомления клиентов

Этапы фильтрации:

Проверяется формат файлов и объем вложений.

Проверка полноты пакета документов:

Проводится сверка наличия всех необходимых документов согласно перечню регламентируемых норм.

Если какой-то элемент отсутствует, сотрудник, ответственный за работу с обращениями, формирует соответствующее уведомление.

Правовая экспертиза и оценка соответствия законодательству:

Эксперты юридического отдела оценивают обращение на предмет соблюдения правовых норм и правил.

Выявляются нарушения порядка подачи и оформления обращений.

Оценка содержательной части:

Специалисты рассматривают содержание обращений и определяют степень их обоснованности и точности представленных сведений.

Формируются рекомендации заявителю по доработке материала или уточнению обстоятельств дела.

Структура уведомления клиенту

Каждое уведомление должно содержать следующую информацию:

Название ведомства и структурного подразделения.

Данные обратившегося лица (ФИО, наименование организации).

Основание для отказа (конкретная причина из классификатора).

Инструкция по исправлению допущенной ошибки или дополнительные шаги для завершения процедуры.

Контактные данные уполномоченного сотрудника для консультаций и разъяснений.

Пример формулировки уведомления

Уважаемый клиент!

Ваше обращение № ____ от ______ г. рассмотрено. Сообщаем, что оно отклонено по причине отсутствия необходимого приложения к заявлению.

Просим вас дополнить пакет документов приложениями и повторно направить обращение.

Контакты службы поддержки: +7 (***) ***-**-**, beluno@belregion.ru 

Спасибо за сотрудничество.