Подтверждение документов об образовании и (или) о квалификации - это государственная услуга, которую в структуре министерства образования области осуществляет департамент по контролю и надзору в сфере образования. В обиходе эта услуга называется проставлением апостиля на документах.

С 1 сентября 2024 года применяются новые Правила подтверждения указанных документов, утверждённые в ноябре 2023 года постановлением Правительства Российской Федерации.

Заявления гражданами подаются в форме электронных документов с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (ЕПГУ). Это очень удобно для каждой из сторон – и для заявителя, и для департамента.

В настоящее время срок проставления апостиля не может превышать 5 рабочих дней со дня регистрации заявления, а максимальный срок оказания услуги - 25 рабочих дней. Такое продление может быть объяснено необходимостью направления запросов. По сравнению с первоначально существовавшим максимальным сроком, составлявшим 45 рабочих дней, срок сократился на 20 рабочих дней, что очень существенно и соответствует интересам заявителей, выражающимся в более оперативном рассмотрении заявлений.

Также сокращено количество документов, прилагаемых к заявлению. Теперь не требуется прилагать копию паспорта и копию документа, подтверждающего изменение фамилии, и (или) имени, и (или) отчества (при наличии) обладателя документа, при несоответствии фамилии, и (или) имени, и (или) отчества (при наличии), указанных в этом документе, паспортным данным.  Вместо копии второго документа заявитель прилагает сведения о наименовании, дате выдачи, номере документа, подтверждающего изменение фамилии, и (или) имени, и (или) отчества (при наличии). 

Если ранее департамент при осуществлении процедуры сразу начинал работать с оригиналом документа об образовании и (или) о квалификации, то теперь департамент имеет дело с копией этого документа.

Уточнён перечень сведений, указываемых в заявлении. Теперь требуется указать страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС) заявителя и обладателя документа, а также обязательным полем для заполнения стало указание из выпадающего списка государства предъявления документа об образовании и (или) о квалификации. Незаполнение данного поля является причиной для возврата заявления и прилагаемых к нему документов без рассмотрения по существу. В соответствии с новыми Правилами, в заявлении не требуется указывать согласие обладателя документа об образовании и (или) о квалификации или его законного представителя, а также заявителя (в случае если заявитель не является обладателем указанного документа или его законным представителем) на обработку персональных данных, содержащихся в заявлении и прилагаемых к нему документах, в порядке, установленном Федеральным законом «О персональных данных». ЕПГУ данное согласие подразумевает автоматически.

Предусмотрены два способа получения заявителем оригиналов документов об образовании и (или) о квалификации, прошедших процедуру подтверждения: лично в департаменте либо почтовым отправлением с наложенным платежом. Наши заявители отдают предпочтение первому способу.

Департамент осуществляет приём и регистрацию заявления и прилагаемых к нему документов и (или) сведений независимо от места жительства заявителя и места нахождения организации, выдавшей документ об образовании и (или) о квалификации.

Какие действия выполняет департамент при рассмотрении вопроса о подтверждении поданного документа? Во-первых, необходимо определить подлинность подписи и наличия у должностного лица, подписавшего документ, полномочий на право подписи. Во-вторых, в надлежащем случае требуется определить подлинность печати, которой скреплён документ.  В-третьих, необходимо установить факт выдачи документа лицу, указанному в этом документе в качестве его обладателя. В-четвёртых, это установление соответствия представленного для подтверждения документа положениям законодательства СССР, РСФСР и Российской Федерации, устанавливающим требования к форме соответствующих документов, а также образцам форм документов, утверждение которых относится к компетенции организации, осуществляющей образовательную деятельность, в случаях, предусмотренных Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации», на момент выдачи указанных документов. В-пятых, установление наличия в документе всех реквизитов, наличие которых согласно законодательству Российской Федерации или СССР в области образования являлось обязательным на момент его выдачи.

При проверке сведений, указанных в документе, департамент использует данные, содержащиеся в федеральной информационной системе «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» (ФИС ФРДО), применяет единую систему межведомственного электронного взаимодействия, при необходимости взаимодействует с организацией, осуществляющей образовательную деятельность, которая выдала представленный документ, или её правопреемником. 

Если установлено наличие сведений о документе в ФИС ФРДО, то первые три действия из пяти перечисленных департаментом не осуществляются. Наличие сведений о документе в ФИС ФРДО приравнивается к наличию у департамента образца подписи и в надлежащем случае оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего документ. 

В случае отсутствия у департамента образца подписи и в надлежащем случае оттиска печати и информации о полномочиях должностного лица, подписавшего документ, и (или) сведений о документе в ФИС ФРДО департамент направляет организации, осуществляющей образовательную деятельность, или иной уполномоченной организации (например, архив) запрос (в том числе при необходимости повторный) о представлении соответствующей информации. Организация, в которую был направлен запрос, обязана в течение 5 рабочих дней со дня его получения направить ответ в департамент. По результатам рассмотрения вопроса о подтверждении департамент принимает решение о подтверждении документа об образовании и (или) о квалификации либо об отказе в подтверждении. Продление срока оказания услуги с 5 до 25 рабочих дней как раз и необходимо для направления запросов. Сведения о проставлении апостиля в обязательном порядке вносятся в реестр апостилей.

В качестве результата подтверждения документа заявитель выбирает один из двух предложенных новыми Правилами способов:

- в виде электронной выписки с двухмерным штриховым кодом (выписка приходит в личный кабинет заявителя на ЕПГУ, проставление штампа «апостиль» на оригинале документа об образовании не требуется);

- в виде электронной выписки с двухмерным штриховым кодом
и проставлением штампа на оригинале документа (выписка приходит в личный кабинет заявителя на ЕПГУ, штамп «апостиль» в обязательном порядке проставляется на оригинале документа об образовании).

Двухмерный штриховой код содержит в кодированном виде адрес страницы в сети «Интернет» с размещёнными на ней записями о проставленном апостиле в реестре апостилей в электронном виде и обеспечивает реализацию дистанционного доступа к сведениям о проставленных апостилях.

При направлении заявления и прилагаемых к нему документов и (или) сведений в департамент через ЕПГУ апостиль проставляется в виде документа на бумажном носителе в течение 5 рабочих дней со дня представления заявителем в департамент оригинала документа. При заполнении апостиля могут использоваться также английский и (или) французский языки. Многие наши заявители этим уже воспользовались.

Думается, небезынтересно узнать, какие сведения указываются в выписке о проставлении апостиля на российских официальных документах об образовании и (или) о квалификации, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации, из реестра апостилей. Это:

- полное наименование компетентного органа;

- двухмерный штриховой код;

- дата и время предоставления указанной выписки;

- номер присвоенного апостиля;

- дата проставления апостиля;

- статус апостиля (действующий или недействующий (в случае внесения записи в реестр апостилей о подтверждении соответствующего документа об образовании и (или) о квалификации повторно);

- фамилия, имя, отчество (при наличии) обладателя документа об образовании и (или) о квалификации;

- уровень образования, вид документа об образовании и (или) о квалификации;

- реквизиты бланка документа об образовании и (или) о квалификации (серия, номер);

- реквизиты документа об образовании и (или) о квалификации (регистрационный номер, дата выдачи);

- наименование органа или организации, выдавших документ об образовании и (или) о квалификации;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ об образовании и (или) о квалификации;

- наименование должности уполномоченного должностного лица компетентного органа;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) уполномоченного должностного лица компетентного органа.

Как видите, перечень сведений является исчерпывающим для того, чтобы сделать вывод о подлинности, объективности и достоверности документа.

Заявители, конечно же, должны знать и об основаниях принятия департаментом решения об отказе в подтверждении документа об образовании и (или) о квалификации. Это:

- документ об образовании и (или) о квалификации не является выданным в Российской Федерации или РСФСР документом об образовании и (или) о квалификации, образец которого утверждён на момент его выдачи федеральным органом исполнительной власти в установленном порядке, либо документом государственного образца об уровне образования и (или) квалификации, либо документом об образовании и (или) о квалификации, образец которого в случаях, предусмотренных Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации», установлен на день его выдачи российской организацией самостоятельно;

- в документе об образовании и (или) о квалификации отсутствует хотя бы один из реквизитов, наличие которого согласно законодательству Российской Федерации или СССР в области образования являлось обязательным на момент его выдачи;

- наличие в документе об образовании и (или) о квалификации опечаток и (или) ошибок;

- должностное лицо, подписавшее документ об образовании и (или) о квалификации, не обладало полномочием на право его подписи;

- подпись должностного лица и (или) в надлежащем случае оттиск печати на документе об образовании и (или) о квалификации не соответствуют образцам, имеющимся в компетентном органе;

- организация представила информацию о том, что данный документ не выдавался лицу, указанному в нём в качестве его обладателя;

- организацией и иными уполномоченными организациями, в которые был направлен повторный запрос, не представлены ответы (за исключением случаев межведомственного взаимодействия);

- организация и иные уполномоченные организации представили информацию об отсутствии образца подписи должностного лица и (или) в надлежащем случае оттиска печати.

Имеют место случаи, когда организация представляет информацию по запросу после окончания предусмотренного срока. Об этом департамент в течение 3 рабочих дней информирует заявителя и обращает внимание на возможность подачи заявления повторно. Запрос в этом случае не направляется, так как департамент имеет право использовать уже полученный по предыдущему запросу ответ.

Что должен делать департамент, если организация представила информацию о том, что документ об образовании и (или) о квалификации не выдавался лицу, указанному в нём в качестве его обладателя. В таком случае департамент в течение 5 рабочих дней обязан:

- направить соответствующую информацию с приложением копии документа об образовании и (или) о квалификации или его оригинала (в случае наличия оригинала документа об образовании и (или) о квалификации у департамента) в правоохранительные органы;

- направить заявителю, в том числе с использованием единого портала, мотивированное уведомление о направлении копии документа об образовании и (или) о квалификации или его оригинала (в случае наличия оригинала документа об образовании и (или) о квалификации у департамента) в правоохранительные органы.

У заявителя есть право отозвать заявление на любом этапе подтверждения документов об образовании и (или) о квалификации до принятия департаментом решений о подтверждении документа или об отказе в подтверждении документа.

За проставление апостиля на документе об образовании и (или) о квалификации заявителем уплачивается государственная пошлина, размер которой в настоящее время составляет 2500 рублей. 

Установленные новые Правила подтверждения документов об образовании и (или) квалификации являются очень актуальными прежде всего потому, что апостиль сегодня можно проставить в электронном виде с внесением записи в соответствующий реестр апостилей, заявление на подтверждение документа также можно подать через ЕПГУ, обязательным условием при этом является наличие подтверждённой учётной записи на данном портале. Иностранные граждане не исключение, они тоже могут воспользоваться таким правом. За получением подтверждённого личного кабинета им необходимо обратиться в любое отделение сети многофункциональных центров «Мои Документы». Главные плюсы выбора такого способа подачи заявления - это рациональный и удобный подход к использованию своего времени и, в случае выбора получения результата в виде электронной выписки с двухмерным штриховым кодом, исключение необходимости личного присутствия и прямого взаимодействия с департаментом.