В жизни бывают очень разные ситуации, когда аттестаты об основном общем, среднем общем образовании или приложения к ним оказываются повреждёнными, к примеру, залиты водой, кофе, отчего стали нечитаемыми. Имеют место случаи, когда приложение оказалось в руках ребёнка и он его, играя, порвал. Аттестат или приложение к нему также могут быть утрачены, потеряны. Что значит утрачены? Например, произошёл пожар, в результате которого документ сгорел. Встречаются и другие факты. Прошло, допустим, несколько лет, и владелец аттестата обнаружил ошибку. Есть лица, которые по прошествии некоторого времени изменили фамилию, или имя, или отчество. Что делать при наступлении подобных ситуаций? Нужно обращаться за дубликатом аттестата и (или) дубликатом приложения к нему. Выпускник, обладатель документа, или его родители (законные представители) должны подать письменное заявление в организацию, осуществляющую образовательную деятельность, которая выдала аттестат. Проще говоря, в школу.

При утрате аттестата или приложения к аттестату нужно изложить в заявлении обстоятельства утраты, а также приложить документ, подтверждающий факт утраты. Таким документом является справка из органов внутренних дел, пожарной охраны и др. Если документ повреждён или обнаружена ошибка, допущенная при заполнении, то нужно изложить обстоятельства и характер повреждений, исключающих возможность его дальнейшего использования, или указать допущенные ошибки с приложением повреждённого, испорченного аттестата и (или) приложения к нему, которые подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Если выпускник изменил фамилию, имя, отчество, то он должен приложить копии документов, подтверждающих данные изменения.

Решение о выдаче или отказе в выдаче дубликата аттестата и (или) дубликата приложения к нему принимается школой в срок до 30 календарных дней со дня подачи письменного заявления. Бланки после их заполнения должны быть проверены школой на точность и безошибочность внесённых в них записей. Не допускаются подчистки, пропуски строк. Существует правило, согласно которому бланки, заполненные с ошибками или имеющие иные дефекты, внесённые при заполнении, считаются испорченными при заполнении и подлежат замене. Испорченные при заполнении бланки уничтожаются, о чём составляется акт. При заполнении дубликатов на бланках титула аттестата и приложения к нему справа в верхнем углу указывается слово «ДУБЛИКАТ». В дубликате аттестата после фамилии, имени, отчества выпускника указывается не год выдачи дубликата, а год окончания школы.  Её наименование указывается в той формулировке, которое существовало в год окончания школы. Это должно быть полное официальное наименование организации, осуществляющей образовательную деятельность, выдавшей аттестат, в соответствии с её уставом.

Важно понимать, что дубликаты аттестата и приложения к нему оформляются на бланках аттестата и приложения к нему, применяемых организацией, осуществляющей образовательную деятельность, на момент подачи заявления о выдаче дубликата. В дубликаты вносятся записи в соответствии с документами, имеющимися в личном деле выпускника, утратившего документ, в том числе в электронном виде. Вот почему необходимо очень ответственно подходить к оформлению личных дел. При невозможности заполнения дубликата приложения к аттестату дубликат аттестата выдаётся без приложения к нему.

Кем может быть подписан дубликат? Дубликаты подписываются руководителем организации, осуществляющей образовательную деятельность, выдавшей дубликат. Дубликат может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя организации, осуществляющей образовательную деятельность, или лицом, уполномоченным руководителем на основании соответствующего распорядительного акта. При этом перед надписью «Руководитель» указывается символ «/» (косая черта).

Заполненные бланки дубликата аттестата и приложения к нему заверяются гербовой печатью организации, осуществляющей образовательную деятельность. Печать проставляется на отведённом для неё месте. Оттиск печати должен быть чётким и легко читаемым. Муниципальная или частная организация, осуществляющая образовательную деятельность, заверяет заполненные бланки дубликата аттестата и приложения к нему печатью без изображения Государственного герба Российской Федерации.

Ошибки, допущенные при заполнении аттестата или приложения к нему, могут быть обнаружены как в год окончания выпускником организации, осуществляющей образовательную деятельность, так и в последующие годы. Предполагаемые действия при этом разные.

При обнаружении допущенных ошибок в год окончания выпускником организации, осуществляющей образовательную деятельность, производится не выдача дубликата, а выдача нового аттестата или приложения взамен испорченного, выдача фиксируется в книге регистрации аттестатов за новым номером учётной записи. При этом напротив ранее сделанной учётной записи делается пометка «испорчен, аннулирован, выдан новый аттестат» с указанием номера учётной записи аттестата, выданного взамен испорченного.

При обнаружении ошибок в последующие годы выдаются дубликат аттестата и дубликат приложения к аттестату. Как должна поступить школа в случае утраты (повреждения) только аттестата либо в случае обнаружения в нём ошибок после получения его выпускником? В таком случае выдаются дубликат аттестата и дубликат приложения к нему, при этом сохранившийся подлинник приложения к аттестату изымается и уничтожается с составлением соответствующего акта лицом, уполномоченным на это руководителем на основании распорядительного акта.

Что делать, если с аттестатом всё в порядке, а утрачено (повреждено) только приложение к аттестату либо в приложении после его получения выпускником обнаружены ошибки? В таком случае взамен выдаётся дубликат приложения к аттестату, на котором проставляется нумерация бланка сохранившегося аттестата.

Кому выдаётся дубликат аттестата? Дубликат аттестата, как и аттестат, выдаётся выпускнику организации, осуществляющей образовательную деятельность, лично. Может ли получить дубликат аттестата другое лицо? Да, может? Другое лицо предъявляет документ, удостоверяющий личность, и оформленную в установленном порядке доверенность, выданную указанному лицу выпускником. По заявлению выпускника дубликат аттестата может быть направлен по его адресу через операторов почтовой связи общего пользования заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Доверенность и (или) заявление, по которым был выдан (направлен) дубликат аттестата, хранятся в личном деле выпускника. О выдаче дубликата аттестата или дубликата приложения к аттестату организацией, осуществляющей образовательную деятельность, издаётся распорядительный акт, копия которого, заявление выпускника и все основания для выдачи дубликата хранятся в личном деле выпускника.

Бывает так, когда в год окончания школы её наименование одно, а в последующем меняется?  Что делать? В случае изменения наименования организации, осуществляющей образовательную деятельность, дубликат аттестата и (или) дубликат приложения к аттестату выдаются организацией, осуществляющей образовательную деятельность, вместе с документом, подтверждающим изменение её наименования. В случае реорганизации организации, осуществляющей образовательную деятельность, дубликат аттестата и (или) дубликат приложения к аттестату выдаются организацией, являющейся правопреемником. В случае ликвидации организации, осуществляющей образовательную деятельность, дубликат аттестата и (или) дубликат приложения к аттестату выдаются организацией, определяемой органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, осуществляющим государственное управление в сфере образования, органом местного самоуправления, осуществляющим управление в сфере образования, в ведении которых находилась указанная организация, или учредителем указанной организации в соответствии с действующим Порядком заполнения, учёта и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов.

В случае изменения фамилии (имени, отчества) в соответствии с мерами безопасности, установленными законодательством Российской Федерации о государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства, дубликаты аттестата и (или) приложения к аттестату выдаются в соответствии с Правилами применения отдельных мер безопасности в отношении потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 27 октября 2006 г. № 630. Но таких фактов в регионе не было.